Política de tratamiento de datos personales

1.Responsable del tratamiento

• Responsable: Álvarez & Asnicar Lawyers Enterprise S.A.S. (en adelante, «Fuero»), NIT 901.698.154-1, domicilio Bogotá D.C.
• Dirección de notificaciones: operación 100% digital; notificaciones electrónicas en datos@fuero.legal
• Correo para asuntos de datos personales: datos@fuero.legal
• Correo general: hola@fuero.legal
• WhatsApp: +57 300 606 6380
• Sitio web: fuero.legal

En esta política también se le llama «la firma».

2.Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de:

• El artículo 15 de la Constitución Política.
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• El Decreto 1377 de 2013, compilado en el Decreto Único 1074 de 2015.
• Las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.

Esta política no reemplaza el secreto profesional del abogado, que protege la información de cada caso conforme a la Ley 1123 de 2007. Las dos protecciones se aplican al mismo tiempo.

3.Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos personales se tratan.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, datos de salud, origen étnico, orientación sexual, convicciones religiosas o políticas y datos biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En este caso, Fuero.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable; por ejemplo, proveedores de tecnología.
• Transferencia: el envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: la comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta de Fuero.

4.Principios

Fuero trata los datos personales conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012).

5.Datos que tratamos y para qué

5.1 Personas que nos contactan (prospectos)

Datos: nombre, número de WhatsApp o teléfono, correo electrónico, ciudad o país desde donde escribe, materia de consulta y la descripción del asunto que la persona decide compartir.

Finalidades:

• a) Responder la consulta y evaluar la viabilidad del asunto.
• b) Elaborar y enviar la propuesta con alcance, precio y fecha.
• c) Hacer seguimiento a la propuesta enviada.
• d) Enviar información sobre los servicios de Fuero, solo si la persona lo autorizó y dentro de los horarios de la Ley 2300 de 2023.

5.2 Clientes

Datos: datos de identificación y contacto, datos de facturación y pago, y la información y documentos necesarios para prestar el servicio contratado. Esto puede incluir datos de terceros relacionados con el asunto (herederos, cónyuges, contrapartes, trabajadores).

Finalidades:

• a) Prestar el servicio legal contratado y representar al cliente.
• b) Elaborar documentos, radicar trámites y actuar ante notarías, entidades públicas y autoridades.
• c) Facturar, recaudar y verificar pagos.
• d) Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y disciplinarias.
• e) Conservar el expediente y la trazabilidad del caso.
• f) Medir la calidad del servicio.
• g) Ofrecer servicios relacionados, como la suscripción Fuero Continuo o avisos de vencimientos, si el cliente lo autoriza.

5.3 Visitantes del sitio web

Datos: datos técnicos y de navegación (dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, páginas visitadas, origen de la visita), recolectados mediante cookies y herramientas de analítica y publicidad como Google Analytics y el píxel de Meta.

Finalidades:

• a) Medir el funcionamiento del sitio y mejorarlo.
• b) Saber qué anuncios generan contactos.
• c) Mostrar publicidad de Fuero a personas que visitaron el sitio o interactuaron con sus contenidos.

5.4 Proveedores, aliados y candidatos

Datos: de identificación, contacto, profesionales y de pago.

Finalidades: gestionar la relación contractual, los pagos y los procesos de selección.

5.5 Publicidad con audiencias personalizadas

Con autorización expresa del titular, Fuero puede usar el número de teléfono o el correo de prospectos y clientes, en forma cifrada, para:

• a) Excluirlos de anuncios que ya no les corresponden.
• b) Mostrarles información relevante en plataformas como Meta o Google.

El titular puede revocar esta autorización en cualquier momento.

6.Datos sensibles y datos de niñas, niños y adolescentes

Por la naturaleza de algunos servicios (tutelas en salud, asuntos de familia, sucesiones, trámites migratorios), Fuero puede necesitar datos sensibles o datos de menores de edad.

• Es facultativo entregar datos sensibles. Ningún servicio se condiciona a su entrega, salvo cuando el dato es indispensable para el trámite. En ese caso se le informa al titular cuáles son sensibles y por qué se necesitan.
• Se tratan solo con autorización explícita del titular, o en los demás casos del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, y únicamente para la finalidad del servicio.
• Los datos de niñas, niños y adolescentes se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con autorización de su representante legal y solo cuando el asunto lo requiere.

7.Autorización

Fuero obtiene la autorización del titular antes de tratar sus datos, por cualquier medio que permita consultarla después:

• La casilla de autorización del formulario web.
• El mensaje de aceptación en WhatsApp.
• La firma de la propuesta o del contrato.
• Una aceptación escrita o electrónica.

La aceptación de esta política en WhatsApp se registra con fecha y hora.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo:

• Información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones.
• Datos de naturaleza pública.
• Urgencias médicas o sanitarias.

8.Derechos del titular

El titular tiene derecho a:

• a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• c) Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.
• d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante Fuero.
• e) Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• f) Acceder gratuitamente a sus datos.

9.Transmisiones y transferencias

Fuero usa proveedores tecnológicos que pueden almacenar datos fuera de Colombia, entre ellos:

• WhatsApp y Meta Platforms
• Google (correo, almacenamiento y analítica)
• Proveedores de firma electrónica
• Proveedores de pagos
• Hostinger (alojamiento del sitio web)
• Herramienta de gestión de clientes (CRM)

Estos proveedores actúan como encargados y tratan los datos solo para las finalidades de esta política, bajo contrato o condiciones de servicio que exigen medidas de seguridad.

Cuando el servicio lo requiere, Fuero comunica datos a:

• Notarías, entidades públicas, consulados, autoridades judiciales y administrativas.
• Contrapartes del asunto, en lo estrictamente necesario.

Para clientes que viven fuera de Colombia, el intercambio de información con su país de residencia se hace a solicitud del propio titular y para prestar el servicio contratado. Este caso está permitido por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

10.Seguridad y conservación

Fuero adopta medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado:

• Expediente digital con acceso restringido.
• Control de versiones.
• Reserva profesional.
• Cifrado del expediente digital y copias de respaldo.

Los datos de prospectos que no contratan se conservan por 24 meses desde el último contacto y luego se suprimen, salvo que el titular pida antes su supresión.

Los datos de clientes se conservan durante la relación y después por el término que exijan las normas contables, tributarias y de responsabilidad profesional.

11.Cookies

El sitio web usa:

• Cookies técnicas, necesarias para su funcionamiento.
• Cookies de analítica y publicidad (Google Analytics y píxel de Meta).

El usuario puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador.

12.Consultas y reclamos

Canal: datos@fuero.legal, indicando nombre, identificación, medio de respuesta y la petición concreta.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo se usan): se responden en máximo diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, se informa el motivo y se responde en máximo cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocatoria o incumplimiento): se responden en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, informando el motivo.
• Si el reclamo está incompleto, se pide al interesado subsanarlo dentro de los cinco (5) días siguientes.
• Si pasan dos (2) meses sin respuesta del interesado, se entiende que desistió.
• Mientras se tramita, la base de datos registra la leyenda «reclamo en trámite».

Área responsable: Dirección Ejecutiva de Fuero, a través de datos@fuero.legal.

13.Vigencia y cambios

Esta política rige desde su publicación en fuero.legal/politica-de-datos.

Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas.

Cualquier cambio sustancial se informará a los titulares antes de aplicarse, por el sitio web o por los canales de contacto registrados.